HMD ConsultantMình để ý một chuyện khá lạ. Người chủ doanh nghiệp gia đình nào ngồi xuống với mình cũng mở đầu bằng câu làm sao bán nhiều hơn, nhưng nói tới nửa buổi thì câu thật mới rơi ra, và nó luôn là câu này: làm sao để công ty không cần tôi có mặt mỗi ngày mà vẫn chạy tốt?
Quý khách để ý mà xem, câu thứ hai mới là câu đáng tiền. Trả lời được nó thì tăng trưởng, lợi nhuận và cả chuyện kế nghiệp đều nhẹ đi, còn nếu không trả lời được thì bán nhiều hơn chỉ có nghĩa là mệt nhiều hơn.
Đó là việc của một hệ thống quản trị. Hệ thống mà HMD Consultant cài cho các đơn vị của F2, mình gọi là Quản trị 5.0, thiết kế riêng cho văn hoá Á Đông.
Vì sao không bê nguyên mô hình phương Tây
Doanh nghiệp gia đình Việt Nam vận hành trên ba thứ, là quan hệ, thứ bậc và chữ tín cá nhân. Mình đã chứng kiến vài lần cảnh một quản lý rất giỏi từ tập đoàn đa quốc gia về, mang theo KPI và OKR chuẩn sách vở, áp thẳng xuống, và gãy trong vòng vài tháng.
Gãy không phải vì cái framework đó dở, nó tốt thật. Gãy vì đội ngũ cũ thấy mình bị đe doạ, người sáng lập thấy cái văn hoá cả đời mình gây dựng bị coi như đồ bỏ, và khi cả hai phía cùng chống thì mọi thứ lặng lẽ trôi về chỗ cũ.
Quản trị 5.0 đi ngược lại, lắp hệ thống lên trên nền văn hoá đang có chứ không phá đi làm lại. Vai trò của người sáng lập được giữ nguyên, chữ tín và quan hệ vẫn được coi là tài sản, rồi mình bổ sung phần cỗ máy mà doanh nghiệp gia đình thường thiếu.
Không phải thay văn hoá bằng hệ thống, mà dựng hệ thống để cái văn hoá tốt ấy thôi phụ thuộc vào trí nhớ và sự có mặt của một con người.
Năm trụ của Quản trị 5.0
Hệ thống Sales
Trụ này biến việc bán hàng từ chỗ trông vào mấy anh sales kỳ cựu quen khách thành một quy trình có nguồn khách, có kịch bản, có phễu và có bàn giao. Khi bán hàng đã thành hệ thống thì một người xin nghỉ không kéo sập doanh thu của quý khách, và người mới vào cũng lên tay nhanh hơn hẳn.
Đội ngũ và tầng quản lý trung gian
Chuyện F2 ôm hết mọi việc không phải vì tham việc, mà vì trong nhà không có ai đứng ở lớp giữa. Trụ này dựng vai trò, phân quyền rõ ràng và chỉ định người phụ trách từng mảng, để quý khách quản qua hệ thống chứ không phải chạy theo từng đầu việc.
Quy trình và SOP
Những việc lặp đi lặp lại được viết thành quy trình chuẩn, ai làm cũng ra kết quả giống nhau và người mới học được trong vài ngày thay vì vài tháng. Đây chính là thứ gỡ quý khách ra khỏi cái vai người duyệt mọi thứ mà ba quý khách đang mắc kẹt trong đó.
Tài chính và dữ liệu
Một bảng số liệu đủ tốt là bảng mà nhìn vào là biết đơn vị đang khoẻ hay yếu, gồm doanh thu, biên lợi nhuận, dòng tiền và các chỉ số vận hành. Cái gì không đo được thì không quản được, mà không quản được thì đừng mong rời tay.
AI và tự động hoá
Đây là lớp trên cùng, dùng AI và công cụ tự động gánh phần việc lặp lại như tổng hợp báo cáo, chăm khách, nhắc việc. Cùng một đội ngũ đó nhưng làm được nhiều hơn, còn người chủ thì dành đầu óc cho việc ra quyết định thay vì ngồi thao tác.
Kết quả: vận hành 2 giờ mỗi ngày
Khi năm trụ đã dựng xong, phần lớn công việc lặp lại do quy trình và đội ngũ tự lo liệu. Người chủ chỉ còn hai đầu việc là xử lý ngoại lệ và ra quyết định chiến lược, và hai đầu việc đó thường gói gọn trong khoảng hai giờ mỗi ngày. Mình không nói cho vui đâu: đơn vị BVNN được cài Quản trị 5.0 ngay từ ngày đầu đã sống ở trạng thái này, cùng với việc hoà vốn ngay năm đầu và có lãi từ năm thứ hai.
Đặt một buổi Strategic Discovery →Một cơ nghiệp chỉ là của quý khách kể từ cái ngày nó chạy tốt mà không cần quý khách ngồi đó.
Câu hỏi thường gặp
Quản trị 5.0 là gì?
Là hệ thống quản trị thiết kế riêng cho doanh nghiệp gia đình Á Đông, gồm năm trụ: Sales, Đội ngũ và quản lý trung gian, Quy trình, Tài chính và dữ liệu, cùng AI và tự động hoá, để công ty chạy bằng hệ thống thay vì bằng một người.
Vì sao không dùng luôn mô hình phương Tây?
Vì doanh nghiệp gia đình Á Đông vận hành trên quan hệ và thứ bậc, nên áp thẳng framework phương Tây rất dễ gây đổ vỡ văn hoá. Quản trị 5.0 lắp hệ thống lên trên nền văn hoá đang có.
Vận hành 2 giờ mỗi ngày có thật không?
Đó là trạng thái đạt được khi hệ thống đã chạy, và case BVNN đã tới được mức đó. Xem thêm ở trang chủ HMD Consultant.