HMD ConsultantMình để ý một chuyện ngộ lắm. Chủ công ty gia đình nào ngồi với mình cũng mở màn bằng câu "làm sao bán nhiều hơn". Nói tới nửa buổi, câu thật mới chịu rơi ra. Và lần nào cũng đúng câu này: làm sao để công ty không cần tôi có mặt mỗi ngày mà vẫn chạy tốt?
Bạn thấy không, câu sau mới là câu đáng tiền. Trả lời được nó thì tăng trưởng nhẹ, lợi nhuận nhẹ, chuyện giao lại cho con cũng nhẹ. Không trả lời được thì "bán nhiều hơn" chỉ còn đúng một nghĩa: mệt nhiều hơn.
Trả lời nó là việc của một hệ thống quản trị. Bộ mình lắp cho các đơn vị của người con nối nghiệp (dân trong nghề gọi là F2), mình đặt tên là Quản trị 5.0 — soạn riêng cho cách nghĩ của gia đình Việt.
Vì sao không bê nguyên sách Tây về xài?
Công ty gia đình Việt chạy trên 3 thứ: quan hệ, thứ bậc, và chữ tín của một con người. Mình chứng kiến mấy lần rồi nè: một anh quản lý rất giỏi từ tập đoàn nước ngoài về, ôm theo bộ chỉ tiêu chuẩn sách, áp thẳng xuống. Được mấy tháng? Gãy.
Gãy vì sách dở hả? Sách hay thiệt đó chớ! Gãy vì người làm lâu năm thấy mình bị đe doạ. Còn ba của bạn thì thấy cái nếp cả đời ông gây dựng bị coi như đồ bỏ. Hai phía cùng lắc đầu, thế là mọi thứ lặng lẽ trôi về chỗ cũ. Không ai cãi nhau tiếng nào. Mà cũng chẳng có gì đổi.
Quản trị 5.0 làm ngược lại: lắp hệ thống LÊN TRÊN cái nếp đang có, không đập đi làm lại. Vai của ba mẹ giữ nguyên. Chữ tín với quan hệ vẫn được tính là tài sản. Mình chỉ bù đúng phần cỗ máy mà công ty gia đình hay thiếu.
Không phải thay cái nếp nhà bằng hệ thống. Mà dựng hệ thống để cái nếp tốt đó thôi phụ thuộc vào trí nhớ và sự có mặt của một con người.
5 trụ của Quản trị 5.0
Bán hàng
Đưa việc bán hàng ra khỏi cái đầu của mấy anh sales kỳ cựu, chép nó thành đường đi rõ ràng: khách từ đâu ra, gặp khách nói gì, đi qua mấy bước, bàn giao ra sao. Bán hàng thành hệ thống rồi thì một người xin nghỉ không kéo sập doanh thu của bạn nữa. Người mới vô cũng lên tay nhanh gấp mấy lần.
Đội ngũ và lớp quản lý ở giữa
Bạn ôm hết việc không phải vì bạn tham đâu. Vì trong nhà không có ai đứng ở lớp giữa hết. Trụ này dựng vai trò rõ, chia quyền rõ, chỉ mặt gọi tên ai lo mảng nào. Để bạn quản qua vài đầu mối, thay vì rượt theo từng đầu việc.
Quy trình (viết ra giấy)
Việc nào lặp đi lặp lại, chép ra giấy thành từng bước. Ai làm cũng ra một kết quả. Người mới học vài ngày là xong, khỏi cần vài tháng. Và đây chính là thứ gỡ bạn khỏi cái vai "người duyệt mọi thứ" — cái vai ba của bạn đang kẹt trong đó mấy chục năm rồi.
Tài chính và số liệu
Một bảng số đủ tốt là bảng liếc vô biết ngay đơn vị khoẻ hay yếu: bán được bao nhiêu, mỗi đồng bán ra lời mấy, tiền mặt còn nhiêu, việc đang nhanh hay chậm. Cái gì không đo được thì không quản được. Mà không quản được thì đừng mơ chuyện rời tay.
AI và máy làm thay
Lớp trên cùng: giao phần việc lặp lại cho AI với công cụ tự động — gom báo cáo, nhắc chăm khách, nhắc việc tới hạn. Vẫn chừng đó người mà làm được nhiều hơn hẳn. Còn cái đầu của bạn thì để dành cho việc quyết, chứ không phải việc bấm.
Kết quả: vận hành 2 giờ mỗi ngày
Lắp đủ 5 trụ rồi thì phần việc lặp lại đã có quy trình với đội ngũ lo. Bạn còn đúng 2 đầu việc: xử mấy ca ngoài dự tính, và quyết hướng đi. Hai đầu việc đó, thường gói trong khoảng hai giờ mỗi ngày.
Nói chơi hả? Không à. Có một người con F2 chưa có quyền thật trong công ty của ba, cùng gia đình dựng một đơn vị mới ngành nông nghiệp đặt cạnh công ty nhà — tên là đơn vị tư vấn nông nghiệp (gọi tắt đơn vị tư vấn nông nghiệp) — lắp đủ 5 trụ ngay từ ngày đầu. Năm đầu: hết lỗ. Năm hai: có lãi. Giờ người con điều hành nó đúng cỡ hai giờ mỗi ngày.
Đặt một buổi Strategic Discovery →Lắp trụ nào trước?
Đừng lắp cả 5 cùng lúc nha, gãy đó! Thứ tự mình hay đi: Trụ 3 trước — ngay tuần này, chép ra giấy 3 việc bạn làm đi làm lại nhiều nhất. Rồi Trụ 4 — một bảng số duy nhất: thu, chi, lời, lỗ, cập nhật mỗi tuần. Xong mới tới Trụ 1, Trụ 2. Còn Trụ 5? Để cuối cùng. Vì đưa một mớ lộn xộn cho máy làm thay, bạn chỉ nhận về đúng mớ lộn xộn đó — chạy nhanh hơn thôi.
Một cơ nghiệp chỉ thật sự là của bạn kể từ ngày nó chạy tốt mà không cần bạn ngồi đó. Giờ bạn thử đếm coi: nhà mình đã có mấy trụ, còn thiếu mấy trụ? Đếm xong là tự biết mình còn cách ngày đó bao xa.
Câu hỏi thường gặp
Quản trị 5.0 là gì?
Là bộ hệ thống soạn riêng cho công ty gia đình Việt, gồm 5 trụ: Bán hàng, Đội ngũ và lớp quản lý ở giữa, Quy trình, Tài chính và số liệu, cùng AI và máy làm thay. Mục đích: để công ty chạy bằng hệ thống thay vì chạy bằng một người.
Vì sao không bê nguyên sách Tây về xài?
Vì công ty gia đình Việt chạy trên quan hệ và thứ bậc. Áp thẳng bộ khung nước ngoài xuống thì người làm lâu năm thấy bị đe doạ, ba mẹ thấy nếp nhà bị coi thường, rồi mọi thứ trôi về chỗ cũ. Quản trị 5.0 lắp hệ thống lên trên cái nếp đang có.
Vận hành 2 giờ mỗi ngày có thật không?
Có thật, nhưng là trạng thái đạt được SAU khi hệ thống đã chạy, không phải ngày đầu. Chuyện thật ở đơn vị tư vấn nông nghiệp đã tới được mức đó. Xem thêm ở trang chủ HMD Consultant.